WhatsApp otomasyonu: mesajlara dakikalar içinde yanıt

WhatsApp otomasyonu, WhatsApp'ın işletmeler için sunduğu resmi arayüz üzerinden gelen ve giden mesajların yazılım tarafından yönetilmesidir. Asistan gelen mesajı okur, niyeti anlar (fiyat sorusu, sipariş durumu, randevu, şikâyet), bağlı sistemlerden bilgiyi çeker ve yanıtı yazar. Yanıtlayamadığı ya da yetkisi olmayan konuda konuşmayı bir çalışanınıza devreder.

Düğmeli, sabit menülü eski tip chatbot ile yapay zeka asistanı aynı şey değildir. Menülü bot yalnız önceden yazılmış seçenekleri sunar. Yapay zeka asistanı serbest yazılmış cümleyi anlar ve işletmenize ait bilgilerle (ürün listesi, çalışma saatleri, iade koşulları) cevap üretir. Biz ikisini birlikte kullanırız: kesin olması gereken adımlarda düğme, açıklama gereken yerde yapay zeka.

• Günde onlarca benzer soruyu WhatsApp'tan yanıtlayan e-ticaret siteleri ve mağazalar.
• Randevuyla çalışan klinikler, güzellik merkezleri, servisler ve danışmanlık ofisleri.
• Mesai dışında gelen talepleri sabaha kadar yanıtsız kalan işletmeler.
• Tek telefona bağlı hattı birden fazla çalışanın ortak kullanması gereken ekipler.
• Reklamdan gelen mesajları hızlı karşılayıp satış ekibine nitelikli talep aktarmak isteyen firmalar.

Sık sorulan sorular

Fiyat, stok, teslimat süresi, adres, çalışma saatleri gibi soruları asistan işletmenizin kendi bilgileriyle yanıtlar.

Sipariş ve kargo durumu

Müşteri sipariş numarasını ya da telefonunu yazar; asistan e-ticaret panelinizden durumu ve kargo takip bilgisini getirir.

Randevu alma ve hatırlatma

Asistan takviminizdeki boş saatleri sunar, randevuyu kaydeder, bir gün önce hatırlatma gönderir ve gelemeyecek olana yeni saat önerir.

Talep toplama ve yönlendirme

Teklif isteyen müşteriden gerekli bilgileri (ürün, adet, şehir) toplar, kaydı CRM'e açar ve ilgili satış temsilcisine bildirir.

İnsana devir

Şikâyet, iade, özel fiyat gibi konularda ya da müşteri istediğinde konuşma, o ana kadarki özetle birlikte bir çalışanınıza aktarılır.

Bilgilendirme mesajları

Sipariş onayı, kargo çıkışı, randevu teyidi gibi işlem mesajları onaylı şablonlarla kendiliğinden gönderilir.

Kurulum genellikle üç ile beş hafta sürer. Sürenin bir bölümü bizim elimizde değildir: işletme hesabının doğrulanması ve mesaj şablonlarının onayı platform tarafından yapılır.

1. 1Hat ve hesap hazırlığı: İşletme hesabınızın doğrulanması ve hattın resmi arayüze bağlanması için gereken başvuruları birlikte yaparız.
2. 2Bilgi kaynağının derlenmesi: Asistanın cevap vereceği bilgileri toplarız: ürün ve hizmet listesi, fiyat politikası, iade ve teslimat koşulları, sık gelen sorular.
3. 3Konuşma tasarımı: Asistanın hangi konularda yanıt vereceğini, hangilerinde devredeceğini ve nasıl bir dille konuşacağını yazarız.
4. 4Bağlantılar: Sipariş, takvim ve CRM sistemlerinizle bağlantıyı kurarız.
5. 5Deneme ve canlıya geçiş: Gerçek müşteri sorularından oluşan bir deneme listesiyle yanıtları ölçer, onayınızdan sonra hattı açarız.

• Resmi arayüze bağlı, çalışan WhatsApp asistanı ve ekibinizin ortak kullanacağı gelen kutusu.
• Konuşma kuralları belgesi: asistanın yanıt verdiği ve devrettiği konular.
• Deneme sonuçları: asistanın hangi soruya ne yanıt verdiğini gösteren liste.
• Onaylanmış mesaj şablonları ve ekibiniz için kullanım eğitimi.

Müşterinin size yazdığı mesaja yanıt vermek ile ona kampanya mesajı göndermek hukuken farklı işlerdir. Kampanya, indirim ve tanıtım içerikli mesajlar ticari elektronik ileti sayılır; bireysel alıcılara göndermek için önceden onay almanız ve bu onayı İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydetmeniz gerekir. Platformun kendi kuralları da pazarlama mesajı için açık izin ister. Kurduğumuz akışlarda onayı olmayan numaraya pazarlama mesajı gönderilmez.

Asistan işletmenizin verdiği bilgilerle konuşur; bilmediği konuda tahmin yürütmek yerine devretmesi için tasarlanır. Yine de yapay zeka yanıtlarında hata olasılığı vardır. Fiyat taahhüdü, iade onayı gibi bağlayıcı konuları insan onayına bağlamanızı öneririz.

Sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veriler mesajlaşma kanalında işlenmemelidir. Klinikler için kurduğumuz akışlar yalnız randevu saatini ve hatırlatmayı yönetir; tahlil sonucu, tanı ya da tedavi bilgisi bu kanaldan paylaşılmaz.