İşletmede otomasyon nasıl uygulanır? 7 adımda uygulama rehberi

İşletmede otomasyon; doğru işi seçmek, süreci yazmak, sadeleştirmek, aracı belirlemek, pilot kurmak, ölçmek ve canlıya almak olmak üzere yedi adımda uygulanır. Araç seçimi dördüncü adımdır; ilk üç adım atlandığında en pahalı araç bile dağınık bir süreci hızlandırmaktan öteye geçmez.

Aşağıda her adımı, örnek bir süreç üzerinden anlatıyoruz: web formundan gelen teklif taleplerinin karşılanması.

1. Doğru işi seçin

Her iş otomasyona uygun değildir. Adayları dört ölçütle puanlayın:

İlk akış için en yüksek puanı alan işi seçin. Örneğimizde teklif talepleri haftada kırk kez geliyor, adımlar belli ve veriler dijital. İyi bir aday.

Bir işin size ne kazandıracağını rakamla görmek için yatırım getirisi hesaplayıcıyı kullanabilirsiniz.

2. Süreci olduğu gibi yazın

İşi bugün yapan kişiyle oturun ve adımları tek tek yazın. Olması gerekeni değil, gerçekte olanı. Her adım için dört şeyi not edin: kim yapıyor, hangi programda, ne kadar sürüyor, nerede hata çıkıyor.

Örnek süreç yazıldığında şöyle görünür:

1. Form bildirimi satış e-posta kutusuna düşer.
2. Temsilci e-postayı okur, bilgileri CRM'e elle girer.
3. Eksik bilgi varsa müşteriye yazar ve bekler.
4. Fiyat listesinden ürünleri bulur, teklifi belge şablonunda hazırlar.
5. Yöneticiden iskonto onayı alır.
6. Teklifi gönderir, takip tarihini aklında tutar.

3. Önce sadeleştirin

Kötü bir süreci otomatikleştirmek, kötü süreci hızlandırır. Yazdığınız adımlara bakıp gereksiz olanları çıkarın. Örnekte üçüncü adım çoğu zaman formdaki eksik alanlardan kaynaklanıyor: forma adet ve teslim şehri alanlarını eklemek, yazışmanın büyük bölümünü ortadan kaldırır. Bu değişiklik otomasyon gerektirmez.

4. Aracı seçin

Sırasıyla üç seçeneğe bakın:

1. Mevcut programın özelliği. Kullandığınız CRM ya da e-ticaret altyapısında bu iş için hazır bir özellik olabilir. En ucuz yol budur.
2. Hazır otomasyon platformu. Programları sürükle bırak akışlarla bağlayan araçlar. Hangisinin kime uygun olduğunu n8n, Make ve Zapier karşılaştırmamızda anlattık.
3. Özel geliştirme. Hazır bağlantısı olmayan programlarda ya da karmaşık kurallarda gerekir.

Okuma ve anlama gerektiren adımlar için yapay zeka eklenir. Örnekte serbest yazılmış talep notunu okumak ve teklif taslağını yazmak bu türdendir.

5. Pilot kurun

Akışı tüm hacimde değil, küçük bir bölümde çalıştırın: tek bir temsilci ya da tek bir ürün grubu. Pilot süresince akışın ürettiği sonucu elle yapılan işle yan yana koyun.

Para ve taahhüt içeren adımları insan onayına bağlayın. Örnekte akış taslağı hazırlar, fiyatı ve iskontoyu temsilci onaylar.

6. Ölçün

Pilot başlamadan önce üç ölçüyü kaydedin, pilot sonunda yeniden ölçün:

• Süre: Bir talebin karşılanması kaç dakika sürüyor?
• Doğruluk: Kayıtların yüzde kaçı eksiksiz ve hatasız?
• Kapsama: Taleplerin yüzde kaçı akıştan insan müdahalesi olmadan geçiyor?

Ölçülmeyen otomasyon, çalışıp çalışmadığı bilinmeyen otomasyondur.

7. Canlıya alın ve sahiplendirin

Pilot ölçütleri karşılayınca akışı tüm hacme açın. İki şeyi ihmal etmeyin:

• Süreç sahibi: Akışın bir sahibi olmalı. Hata bildirimi ona gider, değişiklik kararını o verir.
• Belge: Akışı ne tetikler, hangi adımlar çalışır, hata olursa ne olur? Bu belge olmadan akış, kuran kişiye bağımlı kalır.

Örnek: otomasyondan sonra süreç nasıl görünür?

Aynı teklif talebi süreci, yedi adım uygulandıktan sonra şöyle işler:

1. Müşteri, adet ve teslim şehri alanları eklenmiş formu doldurur.
2. Akış talebi CRM'e kaydeder ve aynı firmadan daha önce gelen kayıt varsa ona bağlar.
3. Yapay zeka serbest yazılmış notu okur, istenen ürünleri katalogla eşleştirir.
4. Fiyat listesinden teklif taslağı oluşur ve temsilciye bildirim gider.
5. Temsilci fiyatı ve iskontoyu kontrol eder, gerekirse düzeltir ve onaylar.
6. Teklif gönderilir; yanıt gelmezse üç gün sonra temsilciye takip hatırlatması düşer.

Altı adımın dördü artık kendiliğinden yürür. İnsanda kalan iki adım, kararın verildiği yerlerdir: fiyatın onayı ve müşteriyle görüşme. Otomasyonun hedefi de budur; insanı süreçten çıkarmak değil, zamanını karar gerektiren yere toplamak.

Ne kadar sürer, neye mal olur?

Örnekteki gibi tek amaçlı bir akış, hazır bir platformla genellikle iki ile dört haftada canlıya geçer. Birden fazla sistemi ve onay adımını içeren akışlarda süre iki ayı bulabilir; takvimi çoğu zaman yazılım değil, erişim izinlerinin alınması ve verinin düzenlenmesi belirler. Maliyet üç kalemden oluşur: kurulum emeği, platformun ve yapay zekanın aylık kullanım gideri ve bakım. Bakım kalemi en çok unutulanıdır: bağlı programlardan biri güncellendiğinde akışın da güncellenmesi gerekir.

Kendi ekibinizle kuruyorsanız kurulum emeği iç maliyettir; bir ajansla çalışıyorsanız paket kapsamlarına fiyatlandırma sayfasından bakabilirsiniz.

Sık yapılan beş hata

1. Araçla başlamak. Önce araç alınıp sonra kullanacak iş aranır.
2. Her şeyi birden otomatikleştirmek. Büyük proje uzar, sonuç gecikir, ekip inancını yitirir.
3. Ölçmeden canlıya çıkmak. Sorun müşteri şikâyetiyle öğrenilir.
4. İstisnaları unutmak. Akış kural dışı bir durumda sessizce durur.
5. Hukuku sona bırakmak. Kişisel veri ve ticari ileti izni sonradan düzeltilmesi pahalı konulardır. Ayrıntı için yapay zeka otomasyonu ve KVKK yazımıza bakın.

Ekibi sürece nasıl dahil etmeli?

Otomasyon projelerinin sessizce başarısız olmasının yaygın nedeni teknik değil, insanidir: işi yapan kişi sürece dahil edilmez ve akışı kullanmaz. Üç şey fark yaratır. Süreci, işi bugün yapan kişiyle birlikte yazın; çünkü istisnaları yalnız o bilir. Pilotu o kişiyle yürütün; taslaklarda yaptığı düzeltmeler akışı iyileştirir. Kazanılan zamanın neye ayrılacağını baştan konuşun; aksi halde otomasyon bir tehdit olarak algılanır.

İçeride mi yapmalı, ajansla mı?

İşi kuracak ve sonra sahiplenecek biri içeride varsa ilk akışı kendi ekibinizle kurmak öğreticidir. Yoksa ya da zamanı yoksa bir otomasyon ajansı ile çalışmak daha hızlıdır. Ajans türlerini ve seçim ölçütlerini otomasyon ajansları rehberimizde anlattık.

Hangi işle başlayacağınızdan emin değilseniz keşif görüşmesi isteyin; sürecinizi dinleyip uygun olan adımları aynı görüşmede söyleyelim.